Ако се мучите са стварањем шаблона документације процеса који би био подједнако ефикасан колико и једноставан за коришћење, не тражите даље!
У овом посту ћу вас провести кроз све кораке који ће вам требати да дизајнирате предложак документације процеса.
Чак ћу вам пружити и најбоље алате за посао.
Да ли си спреман?
како направити фасциклу у ворд-у
Најбољи шаблони документације процеса
У наставку ћете пронаћи 3 шаблона документације процеса за почетак:
Шаблон процесне документације
Овај општи шаблон за поцес документацију је вредан алат који можете користити за креирање јасне и концизне документације ваших процеса.
Шаблон помаже да се идентификују границе процеса, кораци и обим, омогућавајући вам да ефикасно дефинишете процесе.
Уз помоћ визуелних репрезентација као што су мапе процеса и дијаграми тока, постаје лакше разумети редослед процесних задатака и улазе и излазе повезане са њима.
Контролна листа ХР документације
Овај ток документације осигурава усклађеност и ефикасно управљање кључним процесима људских ресурса.
Нуди свеобухватан и систематичан приступ документовању и организовању основних ХР докумената, олакшавајући ХР професионалцима приступ и одржавање потребних информација.
Помоћу овог шаблона, тимови за људске ресурсе могу да оцртају и прате кључне процесе људских ресурса, као што су регрутовање и укључивање у рад, евалуације учинка запослених, ажурирања политика и вођење евиденције.
Документовањем ових процеса, организације могу да обезбеде доследност и транспарентност, смањујући ризик од грешака или надзора.
Контролна листа укључује посебне одељке за сваки процес људских ресурса, пружајући структурирани формат за бележење важних детаља.
Подстиче кориснике да укључе кључне информације као што су датум, одговорна особа и сви потребни прилози или пратећа документа.
Са овим нивоом детаља, ХР професионалци могу да одржавају тачне и ажурне евиденције, што може бити од суштинског значаја за усаглашеност са законима, ревизије и целокупно управљање људским ресурсима.
Контролна листа документације за управљање пројектом
Овај шаблон пружа свеобухватну листу кључних докумената које треба креирати и одржавати током животног циклуса пројекта.
увучена реч другог реда
Са овом контролном листом, менаџери пројекта могу осигурати да су сва потребна пројектна документација узета у обзир и правилно организована.
Садржи одељке за иницирање пројекта, планирање, извршење, праћење и контролу и затварање пројекта. Сваки одељак садржи подлисту специфичних докумената које треба креирати и којима треба управљати током те фазе пројекта.
Контролна листа такође пружа описе и објашњења за сваки документ, што олакшава менаџерима пројеката да разумеју њихову сврху и важност.
Ово може бити посебно корисно за оне који су нови у управљању пројектима или за тимове који желе да побољшају своју праксу документације.
Шта је шаблон документације процеса?
Шаблон документације процеса је унапред дизајниран водич за креирање детаљног документа који описује кораке процеса укључене у одређени процес.
Шаблони документације процеса обично пружају конзистентан формат за прикупљање и представљање информација о процесу.
Могу се користити за креирање различитих типова документације процеса, као што су:
- Стандардне оперативне процедуре (СОП)
- Инструкције за рад
- Процесне карте
- Дијаграми тока
- Контролне листе
Коришћење шаблона за документацију процеса омогућиће вам да осигурате да се важни детаљи не превиде и да је документ лако разумљив целом тиму.
Такође може побољшати ефикасност и ефективност процеса обезбеђивањем стандардизованог метода за документовање, анализу и побољшање процеса.
Зашто вам је потребан шаблон за процесну документацију?
Постоји неколико разлога зашто вам треба а процесна документација шаблон. Укратко, они ће:
- Обезбедите конзистентан формат за документовање процеса
- Олакшава вашем тиму да разуме представљене информације
- Уштедите време и труд пружањем структуре која вам омогућава да се фокусирате на процес
- Постаните одличан комуникациони алат за преношење важних информација о процесима
- Користи се за нове запослене и за пружање обуке за обнављање постојећег особља
- Помозите да се идентификују области за побољшање у процесу
Другим речима, предложак за процесну документацију ће вам олакшати живот и учинити ваш рад структуриранијим.
Примери шаблона процесне документације
Постоје разни шаблони типови доступни за креирање докумената пословних процеса. Можда ћете морати да изаберете више за најбоље резултате. Али на крају, ово ће зависити од вашег пословања и његове величине.
Ево неколико примера:
Стандардни оперативни поступак (СОП) шаблон
Овај шаблон увелико користе компаније за креирање процесних докумената и пословних процеса.
Обично укључује одељке за:
- Процесни улази
- Излази процеса
- Одговорности
- Процедуре
- Референце
Шаблон дијаграма тока
Дијаграм тока је графички приказ процеса или тока посла.
Показује укључене кораке, тачке одлучивања и ток информација. Можете користити шаблон дијаграма тока да креирате визуелни приказ процеса.
Шаблон контролне листе
Контролна листа је једноставан алат који се користи да би се осигурало да се сви неопходни кораци прате у процесу.
Можете креирати листу задатака, корака или захтева које треба испунити.
како искористити бодове на Ксбок-у
Шаблон дијаграма пливачке стазе
Овај тип дијаграма тока показује интеракције између различитих тимова или појединаца укључених у процес.
Он визуализује примопредаје, одговорности и канале комуникације између различитих заинтересованих страна.
Шаблон за мапирање процеса
Мапа процеса показује ток информација и активности. Користите га да идентификујете области побољшања, уска грла и неефикасности у процесу.
Кораци за креирање шаблона документације пословног процеса
Пошто је свако предузеће јединствено и функционише на различите начине, не постоји јединствен начин за креирање шаблона документације процеса.
Корак 1: Одредите сврху
Прво одредите сврху шаблона.
Браинсторм сесије су корисне овде да би се утврдило коју врсту докумената процеса треба да креирате и које информације треба да садржи.
На пример, ако креирате СОП шаблон, можда ћете морати да укључите одељке за:
- Сврха
- Обим
- Одговорности
- Процедуре
Корак 2: Дефинишите структуру
Када сте идентификовали сврху, дефинишите структуру шаблона.
Ово може укључивати навођење различитих секција и пододељака, одређивање редоследа у коме ће се појавити и одлучивање о нивоу детаља који је потребан за сваки одељак.
Корак 3: Дизајнирајте шаблон
Затим дизајнирајте шаблон.
Можете користити Мицрософт Ворд или Гоогле документе, или специјализовани алат за документацију процеса. Користите фонтове, боје и форматирање да бисте шаблон учинили лаким за читање и визуелно привлачним.
Корак 4: Укључите чуваре места
Укључите чуваре места за све информације које ће бити специфичне за процес који се документује.
На пример, ако креирате СОП шаблон, можда ћете морати да укључите чуваре места за назив процеса, одговорну особу и укључене кораке.
Корак 5: Тестирајте шаблон
Када је шаблон дизајниран, тестирајте га да бисте били сигурни да је функционалан и лак за коришћење.
Размислите о томе да неко ко није упознат са документацијом процеса прегледа шаблон и пружи повратне информације.
Корак 6: Ревидирајте шаблон
На основу повратних информација које добијете, ревидирајте шаблон по потреби да бисте побољшали његову употребљивост и ефикасност.
Корак 7: Дистрибуирајте шаблон
На крају, дистрибуирајте шаблон онима који ће га користити за документовање процеса. Обезбедите обуку или подршку по потреби како бисте били сигурни да се шаблон правилно користи.
Софтвер за шаблоне процесне документације
Процесна улица
Робусна и вишенаменска платформа, Процесс Стреет је софтвер за управљање процесима који вам омогућава да креирате, пратите и управљате процесима.
Овај алат заснован на облаку нуди широк спектар шаблона и функција, укључујући контролне листе, токове посла и интеграције са другим софтвером.
Мицрософт Ворд
Познати и вољени Мицрософт Ворд је софтвер за обраду текста који можете користити за креирање шаблона документације процеса.
МС Ворд вам даје низ опција за форматирање и доступан је већини корисника.
искључите област за означавање у ворд-у
Гоогле документи
Не потцењујте добро старо Гоогле документи !
Иако је бесплатан, долази са неколико корисних функција, као што је сарадња више корисника у реалном времену.
Нуди многе исте функције као Мицрософт Ворд и може му се приступити са било ког уређаја са интернет везом.
Шаблони процесне документације су обавезни!
До сада сте вероватно добро разумели шаблоне документације процеса и зашто су вам потребни.
Али да поновим, шаблон документације процеса је од суштинског значаја за свако пословање. Деловаће као водич за ваш тим и олакшати максимизирање ефикасности у вашој компанији.
Само запамтите да мудро одаберете софтвер за управљање процесима!
