Како да креирате ток посла у СхареПоинт-у

Преглед тока рада СхареПоинт

СхареПоинт радни ток може да поједностави пословне процесе помоћу аутоматизације. Помаже у праћењу процедура, управљању ресурсима и преносу знања. Доступни су унапред изграђени токови посла као што су процеси одобравања и управљање захтевима. Али прилагођавање токова посла помоћу Повер Аутомате-а може помоћи организацијама да извуку још више од тога.

Да бисте креирали ток посла у СхареПоинт-у:

1. Идите на локацију на коју желите да додате ток посла.
2. Идите на страницу са подешавањима сајта.
3. Изаберите „функције сајта“ из менија „радње сајта“.
4. Кликните на „Креирај ток посла у СхареПоинт дизајнеру“.

СхареПоинт Десигнер омогућава вам да визуелно прилагодите аспекте тока посла. Пазите на услове који покрећу ток посла и додељују задатке одговорним појединцима. Да бисте извукли максимум из аутоматизације, користите Повер Аутомате шаблоне да бисте поједноставили процесе.

Олакшајте радни ток помоћу ових СхареПоинт савета за подешавање!

Подешавање тока посла у СхареПоинт-у

Да бисте подесили ток посла у СхареПоинт-у са дефинисаним циљевима и идентификованим процесом и учесницима, потребно је да пратите праве кораке. У овом одељку ћемо укратко разговарати о пододељцима дефинисања циљева за ток посла, идентификовања процеса и учесника, дизајнирања корака и радњи тока посла и креирања шаблона тока посла. Ови кораци ће обезбедити свеобухватно решење за креирање тока посла у СхареПоинт-у.

Дефинисање циљева за ток посла

Да бисте осигурали успех у СхареПоинт , циљеви морају бити јасно дефинисани. Циљеви треба да буду реални и фокусирани на потребе организације. Рано укључите крајње кориснике у дефинисање КПИ-ја или других мера успеха. Поред тога, безбедност и сигурност мора се узети у обзир.

Про врх: Уверите се да су све заинтересоване стране укључене у успостављање циљева како бисте стекли подршку и држали све на правом путу. Зачините радни ток детективског рада СхареПоинт !

Идентификација процеса и учесника

Идентификујте процес и учеснике да би ваш ток посла текао несметано у СхареПоинт-у. Одредите потребне кораке и ко ће бити део сваке фазе. Добра комуникација са свим укљученим учиниће процес бољим, смањити грешке и створити одговорност.

Кључни кораци да се то постигне:

1. Доделите улоге и одговорности.
2. Укључите заинтересоване стране тако да сви знају своје задатке и могу да допринесу.
3. Поставите оквир за праћење прекретница и мерење напретка.

Редовно прегледајте ток посла. Потврдите процес и потражите могућности за побољшање. Прегледи супервизора показују транспарентност међу запосленима.

За успех:

• Идентификовати процеса и учесника
• Додели улоге и одговорности
• Пратите прекретнице и укључити заинтересоване стране у креирање и ревизију процеса

Добијте савршени низ радњи помоћу водича корак по корак.

Дизајнирање корака и радњи тока посла

Приликом дизајнирања тока посла, дефинисати циљ и одредити жељени исход . Затим идентификујте појединачне задатке и ко ће бити одговоран за њих. Наведите одобрења, прегледе и обавештења у сваком кораку. Изградите и тестирајте ток посла .

Имајте то на уму ресурсе, рокове и ризике све утиче на дизајн. Помогли смо клијенту са неефикасним ручним процесима у њиховом рачуноводственом одељењу креирањем радних токова прилагођених њиховим потребама. Ово је уштедело време и новац, уз повећану прецизност у свакој фази – што резултира хиљадама уштеђених долара годишње! Дакле, пређимо на организовање – време је да постанете чаробњак за радни ток!

Креирање шаблона тока посла

Креирање шаблона тока посла је обавеза сваког администратора СхареПоинт-а. Аутоматизује процесе, штедећи време и повећавајући ефикасност. Ево шта треба да урадите:

како приступити

1. Идите на Акције сајта> Подешавања сајта> Шаблони сајта.
2. Кликните на Креирај из постојећег шаблона сајта и изаберите Процес тока посла.
3. Попуните детаље као што су Име, Опис и Назив групе. Затим кликните на Ок.
4. Прилагодите шаблон додавањем услова или радњи.
5. Објавите шаблон и користите га на више локација.

Имајте на уму да креирање шаблона тока посла захтева техничко разумевање СхареПоинт Десигнер или Висуал Студио . Али, постоји много онлајн ресурса са упутствима корак по корак.

СхареПоинт такође има сјајну функцију коју корисници могу пратити промене докумената . Када се нова верзија датотеке сачува у одобреној библиотеци или листи, а Обавештење о ажурирању шаблона тока посла се шаље одабраним корисницима.

У 2013. години, Мицрософт је додатно олакшао имплементацију аутоматизованих процеса Токови посла за вишекратну употребу . Ово чини креирање шаблона тока посла скалабилнијим и смањује задатке за администраторе.

Покретање тока посла у СхареПоинт-у је као покретање аутоматизованих задатака са добро подмазаном машином!

Покретање тока посла у СхареПоинт-у

Да бисте започели ток посла у СхареПоинт-у са пододељцима покретања, праћења и праћења напретка и руковања изузецима и грешкама, следите ове кораке. Прво покрените ток посла користећи опције СхареПоинт менија. Када се покрене, пратите напредак користећи функцију надгледања и праћења. Коначно, будите спремни да поступите са свим изузецима или грешкама које могу настати током процеса.

Покретање тока посла

Покретање тока посла у СхареПоинт-у је једноставан начин за аутоматизацију досадних задатака! Ево 5 једноставних корака за почетак:

1. Отворите СхареПоинт локацију на којој треба да се покрене радни ток
2. Идите на листу или библиотеку која садржи документе на којима треба радити
3. Кликните на „Ток рада“ у менију траке, а затим на „Додај ток посла“
4. Изаберите шаблон, прилагодите га и конфигуришите да одговара вашим потребама
5. Прегледајте подешавања и кликните на „Заврши“ када завршите

СхареПоинт се истиче по својој способности да прилагоди токове посла тако да одговарају јединственим пословним захтевима! Осим тога, нетехнички корисници могу лако покренути Воркфловс са функцијама прилагођеним корисницима.

Увођење токова посла у СхареПоинт има револуционирао начин пословања предузећа . Ова интеграција има овлашћене организације да преузму контролу њихових процеса, што доводи до боље продуктивности и већег профита. Аутоматизација задатака такође ослобађа запослене да се фокусирају на основне пословне функције, што резултира бољим резултатима. Игнорисање напретка у току посла је као вожња са повезом на очима – то је рецепт за катастрофу!

Надгледање и праћење напретка тока посла

Од суштинског је значаја да пажљиво пратите свој СхареПоинт радни ток да се увери да све тече глатко. Не дозволите да задаци или рокови измакну и успорите процес. Испробајте ове савете да бисте надгледали и пратили напредак тока посла:

1. Добијајте обавештења е-поштом када се задаци дају или заврше.
2. Погледајте листу задатака тока посла за додељене задатке и њихове статусе.
3. Прилагодите приказе на СхареПоинт-у да бисте пратили задатке помоћу филтера.
4. Направите контролну таблу са КПИ-овима, као што су стопа завршетка, стопа кашњења итд.
5. Извезите податке са СхареПоинт листа у ЦСВ за даљу анализу.

Штавише, погледајте историју тока посла да бисте разумели како сваки потез утиче на процес. Уз праћење у реалном времену, можете брзо уочити проблеме или блокаде на путу. Имајте на уму ове савете када започнете нови ток посла на СхареПоинт-у.

Пријављено је да Мицрософт СхареПоинт користи већина предузећа у Америци . Проблеми са током рада могу бити препрека – али можете их превазићи правилним руковањем!

Руковање изузецима и грешкама тока посла

Када се појаве изузеци и грешке у току посла, брзе и стратешке методе су неопходне за ефикасност процеса. Овде је Водич у 6 корака за управљање њима :

1. Прегледајте извештаје о статусу тока посла да бисте идентификовали извор проблема.
2. Паузирајте ток посла ако су потребне промене.
3. Уредите ток посла да бисте решили све проблеме.
4. Поново покрените измењени ток посла да видите да ли ради глатко.
5. Проверите новогенерисане евиденције ако и даље има проблема.
6. Потражите помоћ од тима за ИТ подршку ако ништа друго не функционише или размислите о враћању на ранију верзију тока посла.

Чак и неколико изузетака или грешака може се акумулирати током времена и узроковати кашњења. Дакле, детаљно разумевање сваког питања је кључно за њихово смањење.

Мицрософтови тимови су се суочили са проблемима у току рада пре неколико година. Идентификовали су неуређене нити током времена као извор. Користили су технике сличне горе наведеним и решили проблем. Разумевањем ових проблема и предузимањем брзих акција можемо уштедети време и обезбедити бољу прецизност.

Спремни да прилагодите СхареПоинт токове посла? Обуците своје одело и крените у посао!

Прилагођавање токова посла у СхареПоинт-у

Да бисте са лакоћом прилагодили токове посла у СхареПоинт-у, коришћење визуелног дизајнера, проширење токова посла са СхареПоинт дизајнером и интеграција токова посла са апликацијама независних произвођача су решења за вас. Ови пододељци ће вам помоћи у прилагођавању тока посла, дајући вам могућност да проширите токове посла и повежете их са другим апликацијама ради боље ефикасности без икаквих проблема.

Коришћење визуелног дизајнера за прилагођавања тока посла

Висуал Десигнер у СхареПоинт-у вам омогућава да прилагодите токове посла за аутоматизацију пословних процеса. Нуди функције превлачења и испуштања да додате акције, услове и петље. Можете да прилагодите стандардне токове рада или да креирате своје у потпуности.

Прилагођавање омогућава предузећима да задовоље своје јединствене потребе. Можете направити прилагођени образац за задатак са ИнфоПатх или ХТМЛ обрасци , дајући већу контролу над уносом корисника. Плус, Емаил Обавештења може се подесити за завршетак процеса.

Мицрософт такође дозвољава интеграцију услуга трећих страна као што су Дропбок или ЦРМ системи као што је Салесфорце кроз прилагођене радње. СхареПоинт РЕСТ АПИ пружа могућност дизајнирања прилагођених радњи за добијање података из екстерних извора.

Про врх: Прилагођавање токова посла је кључ за испуњавање пословних потреба и побољшање продуктивности аутоматизацијом задатака који се понављају. Обавезно тестирајте своје токове рада током развојних фаза, како бисте избегли грешке у производном окружењу.

Обуци свој огртач и откључај супермоћ СхареПоинт Десигнер ‚Аи то је ваш циљ за подизање токова посла на следећи ниво.

Проширивање токова посла помоћу СхареПоинт Десигнер-а

Прилагођавање токова посла у СхареПоинт-у? Лако се ради са СхареПоинт Десигнер ! Овај алат проширује унапред изграђене токове посла и омогућава вам да креирате прилагођене процесе који одговарају вашем пословању. Да бисте изменили постојеће токове рада, само отворите програм и изаберите онај који желите да промените. Користите визуелне алатке за превлачење и испуштање или приказ кода да бисте додали и уклонили фазе. Такође, додајте радње као што су е-поруке или задаци и услове који захтевају кориснички унос или одређене исходе.

Поред тога, са СхареПоинт Десигнер-ом можете да правите прилагођене токове посла од нуле. Укључује шаблоне за уобичајене пословне процесе као што су одобрење докумената или извештаји о трошковима. Прилагодите ове шаблоне тако да одговарају вашим пословним потребама и они ће аутоматски генерисати е-поруке и задатке из уноса корисника.

Про врх: За додатне савете и подршку у прилагођавању токова посла, погледајте онлајн туторијале и заједнице посвећене СхареПоинт Десигнер-у. Коме су потребни пријатељи када можете само да интегришете своје токове рада са апликацијама трећих страна?!

Интеграција токова посла са апликацијама трећих страна

Осим стандардних конектора, постоје апликације које пружају бесплатне или плаћене 'токови посла' да проширите и аутоматизујете процес. На пример, ДоцуСигн конектор може се користити за аутоматско рутирање уговора за потпис између различитих људи, користећи СхареПоинт библиотеке и листе.

Бирање апликација треће стране за интеграцију? Ствари које треба узети у обзир: скалабилност, исплативост и једноставност употребе. Радије једно са активан екосистем и редовна ажурирања .

како избрисати документе на оффице 365

Дизајнирање и управљање токовима посла? То је као чување мачака . Осим што су мачке заправо колеге са различитим мишљењима.

Најбоље праксе за дизајн и управљање токовима посла

Да бисте обезбедили флексибилност и скалабилност, примените безбедност и дозволе и одржите перформансе и оптимизацију тока посла док креирате ток посла у СхареПоинт-у. Ово су нека важна разматрања која морате имати на уму док дизајнирате и управљате токовима посла. У овом одељку ћемо разговарати о најбољим праксама за дизајн и управљање токовима посла и укратко истражити предности сваког од ових пододељака.

Обезбеђивање флексибилности и скалабилности

Флексибилност и скалабилност су кључни у дизајну тока посла и управљању. Системи морају бити у стању да се прилагоде променама у оптерећењу посла, процесима и технологији. Модуларни токови посла разбијте сложене задатке на мање компоненте како бисте их лакше додавали, уклањали или модификовали. Аутоматизација је такође важно за скалабилност. Решења заснована на облаку може да обезбеди рачунарске ресурсе на захтев. Да бисте оптимизовали ефикасност, прегледајте и пратите метрику учинка. Готово 40% предузећа ће усвојити РПА софтвер до 2023. године – наглашавајући потребу за аутоматизацијом у дизајну тока посла. Запамтите – најбољи сигурносни систем је толико компликовано да не можете да се сетите своје лозинке!

Имплементација безбедности и дозвола

Сигурност и дозволе су кључни за добар дизајн и вођење токова посла. Да бисте заштитили информације, важно је да подесите безбедносне мере које штите осетљиве податке и спречавају неовлашћени приступ. Ево 6 корака који ће вам помоћи да правилно примените безбедност и дозволе:

1. Локација осетљивих података : Започните проналажењем свих информација којима је потребна заштита. Ово може укључивати финансијске информације или податке о клијентима.
2. Одређивање нивоа приступа : Одлучите које групе корисника требају потпуну контролу над одређеним типовима података, а које групе захтевају само ограничен приступ.
3. Прављење дозвола на основу улога : Додели улоге свакој групи корисника, одлучујући шта могу да раде у оквиру система тока посла.
4. Спровођење политике лозинки : Уверите се да сви корисници имају безбедне лозинке које испуњавају захтеве, као што су алфанумерички низови или специјални знакови.
5. Прављење правила за дељење датотека : Направите јасне смернице за дељење датотека унутар ваше организације. Одлучите ко може да дели документ и како да ограничите дељење датотека на основу региона, временске зоне итд.
6. Коришћење дневника активности : Пратите све радње тока посла које су предузели корисници путем евиденција или ревизија, тако да можете да прегледате активности ако нешто није у реду или ако се нешто лоше деси.

Такође је неопходно да се чланови тима обуче о најбољим безбедносним протоколима. Научите их како да уоче потенцијалне проблеме као што су пхисхинг е-поруке, злонамерна преузимања, редовно мењање лозинки итд.

Коначно – процеси одобравања морају бити добро дефинисани. Важно је имати строге смернице за руководство како се одобрења уздижу у ланцу – то спречава некога са лошим намерама да прекрши протокол због рупа.

Пратећи ове кораке, компаније могу заштитити своје осетљиве податке и повећати одговорност. Чак и најбољи дизајн тока посла не може надокнадити менаџера који верује да је „микроменаџ“ синоним за „ефикасно вођство“.

Одржавање перформанси тока посла и оптимизација.

Да би се одржале перформансе и оптимизација, потребно је редовно анализирати и побољшавати процесе . Дефинишите и надгледајте Кључни индикатори учинка (КПИ) да пронађе било каква уска грла. Алати за аутоматизацију и процедуре стандардизације такође могу помоћи.

Комуникација и сарадња између чланова тима су од суштинског значаја . Обуке се морају обавити тако да људи знају своје улоге и све нове промене у току рада. Повратне информације од купаца или клијената треба да буду укључене у оптимизацију тока посла. Помаже у прилагођавању токова посла како би им боље служили.

МцКинсеи & Цомпани студија показује да оптимизација токова посла може донети продуктивност повећана за 30% .

Често постављана питања

П: Шта је ток посла у СхареПоинт-у?

О: Ток посла у СхареПоинт-у је низ аутоматизованих корака који помажу да се поједноставе пословни процеси и задаци. Обично укључује кретање докумената, задатака или ставки између корисника или група ради одобрења, прегледа или уређивања.

П: Како могу да креирам ток посла у СхареПоинт-у?

О: Да бисте креирали ток посла у СхареПоинт-у, прво морате да идентификујете пословни процес или задатак који желите да аутоматизујете. Затим користите СхареПоинт Десигнер или Мицрософт Повер Аутомате да бисте креирали прилагођени ток посла који задовољава ваше потребе.

П: Шта је СхареПоинт Десигнер?

О: СхареПоинт Десигнер је бесплатна алатка компаније Мицрософт која вам омогућава да прилагодите и креирате токове рада у оквиру СхареПоинт-а. Нуди низ радњи и услова који вам омогућавају да изградите сложене токове посла који аутоматизују ваше пословне процесе и задатке.

П: Шта је Мицрософт Повер Аутомате?

О: Мицрософт Повер Аутомате је алатка заснована на облаку која вам омогућава да креирате аутоматизоване токове посла између СхареПоинт-а и других апликација. Нуди низ шаблона и конектора који поједностављују процес креирања прилагођених токова посла.

П: Како могу да тестирам и отклоним грешке у свом СхареПоинт току рада?

О: СхареПоинт Десигнер и Мицрософт Повер Аутомате нуде алатке за тестирање и отклањање грешака које вам омогућавају да покренете и решите проблеме у току рада. Такође можете да користите СхареПоинт-ову уграђену функцију евидентирања да бисте пратили статус токова посла и идентификовали све проблеме.

П: Да ли постоје најбоље праксе за креирање СхареПоинт тока посла?

О: Да, постоји неколико најбољих пракси које треба следити приликом креирања СхареПоинт тока посла, укључујући дефинисање јасних циљева, коришћење описних имена за радње тока посла, укључивање руковања грешкама и путања ескалације, тестирање и пречишћавање тока посла и обезбеђивање да су сви актери обучени о његовој употреби и предностима.