Шта је то радни ток? Водич за почетнике за управљање токовима посла

Ако погледате Гоогле-ову насловну страну шта је ток посла, први резултат је дословно дефиниција речника.

Редослед индустријских, административних или других процеса кроз који део посла пролази од почетка до завршетка.

Затим имате дефиницију Киссфлов-а, која није ништа јаснија:

Низ задатака који обрађује податке кроз специфичан пут од иницијације до завршетка.

А ту је, па, ова страница. И како да дефинишемо ток посла?

како онемогућити бинг у Виндовсу 10

Ток посла је начин на који обављате посао.

Сада стижемо негде.

Шта је ток посла?

Токови посла су низ корака који се морају завршити у процесу.

Замислите то буквално као посао који тече из једне фазе у другу, било да се ради о колегу, алату или неком другом процесу. Можете сами да извршите цео ток посла (као што је писање, уређивање и објављивање поста на блогу) или може да укључи више људи (као што је фактурисање клијенту).

Зашто су токови посла важни?

За предузећа, токови посла могу постати изузетно компликовани.

Размислите о процесу укључивања ваших запослених. Неколико различитих одељења мора да координише да би тај процес исправно завршио. Поред губитка вашег новог талента, лоше укључивање такође може довести до озбиљних проблема са усклађеношћу.

На овом нивоу треба их правилно надгледати, управљати и оптимизовати како би били сигурни да су што ефикаснији.

Која је разлика између токова посла и процеса?

Процес рада и процес често се користе наизменично. С обзиром да често долазе као упарени сет, ово је разумљиво.

Горња слика наводи главне разлике између токова посла и процеса, али главна поента је:

А процес је метод који се користи за изводити секвенца од активности .

А Процес рада је оруђе користи за олакшати тај метод .

Ако се вратимо на пример укључивања запослених, процес су сви различити кораци које треба предузети, као што су:

• Попуњена папирологија
• Радна станица постављена
• обука

Ток посла приказује те кораке у јасној структури тако да је лако визуализовати шта треба да се уради у дијаграму или контролној листи.

Најбоље праксе у току рада

Да бисте изградили ефикасан ток посла, потребно је да одговорите на три важна питања:

• Које тачно послове треба урадити?
• Ко је одговоран за сваки посао?
• Колико ће времена трајати сваки задатак?

Одговарањем на та питања и структурирањем одговора у графикон или процес, добијате ток посла.

Мерењем посла који треба да се уради, можете управљати колико је оптимално извршен. У супротном, немате појма шта се дешава или где лежи уско грло у активностима вашег тима.

Фазе тока посла

Изградња тока посла се своди на 5 фаза:

1. Идентификујте задатке које треба урадити
2. Одредите ко је одговоран за те задатке
3. Организујте задатке у низу
4. Тестирајте ток посла
5. Прегледајте и поновите

Од суштинског је значаја да практикујете континуирано побољшање када је у питању одржавање токова посла. Ако успут направите ова мала подешавања, осигураћете да ваш ток посла укључује само најнеопходније и најсавременије задатке – и нећете морати да трошите време на велику ревизију у наставку.

3 основне компоненте тока посла

Док број задатака у сваком току посла може да варира од 8 до 80, сваки ток посла се састоји од 3 основне компоненте:

Окидач:Догађај који започиње ток посла. Ово може бити акција, одлука, одређено време или одговор на нешто.Серија задатака/рад:Ово укључује све задатке, људе и резултате који су укључени у ток посла.Резултати:Шта ток посла производи. Резултат или исход може бити нешто опипљиво попут куповине услуге или апстрактније попут приступа одређеним информацијама.

Низ задатака ће заузети већину тока посла, али и окидач и резултати су подједнако важни. Ако не знате где ваш процес треба да почне и да се заврши, ваш ток посла ће бити прилично бескорисан.

Врсте токова посла

Пошто је увек најбоље радити ствари у троје, постоје три основна типа тока посла са којима ћете се сусрести:

• Токови рада пројекта
• Једноставан радни процес
• Условни процес рада

Рашчлањивање тачне разлике између ових типова понекад може бити тешко, али, као и код свега, морате бити сигурни да користите прави алат за посао.

Токови рада пројекта су најједноставнији тип. То су генерално једнократни токови посла који су дизајнирани да одржавају пројекат на правом путу, тако да резултати буду на време, одговорност је јасна и ваш тим нема никаквих уских грла.

Можда ћете моћи поново да користите делове тока посла пројекта. На пример, тим за садржај креира више делова садржаја.

Сваки од њих је мали пројекат. У зависности од низа фактора, тачни кораци нису увек исти. Пошто целокупни процес је , међутим, можемо поново да користимо радни ток креирања садржаја за ствари као што су истраживања, рецензије и захтеви за слике.

Следеће, имате једноставан процес рада . Овај тип тока посла покрива све ваше предвидљиве, поновљиве задатке. Слање фактуре или одобравање слободног времена су једноставни процеси.

Без обзира на све: ништа се не мења. Ток посла прати потпуно исто време на потпуно исти начин сваки пут када се ток посла покрене.

Симпле.

Коначно, ту је и условни процес рада . Ови токови рада користе облик ако онда логика за структурирање процеса.

То је роман 'Изабери своју авантуру' о токовима посла: Ако желите да истражите тамницу, идите на задатак 13. Ако желите да истражите град, пређите на задатак 22.

У улици Процесс, ми то називамо условном логиком, која ствара гранање путање унутар истог тока посла. Сјајно је јер значи да вам је за ствари као што су инбоардинг или карте за помоћ потребан само један радни ток за више ситуација.

Ток рада за укључивање клијената у платни списак је савршен пример шта условна логика може да уради:

Како процесори платног списка користе условну логику Процесс Стреет-а за укључивање клијената

Оптимизација тока посла

Не тако давно сам наишао на пост на ЛинкедИн-у који је говорио о пословним фразама и жаргону. Ове популарне речи су подељене у два типа:

• Превише нејасно да би се описали на било који други начин (мислите на динамику и њене кохорте)
• Толико очигледно да их није требало рећи (иновативни, оријентисани на купца, итд.)

Оптимизација је помало слична оним фразама. Сви знамо шта значи оптимизирати у речнику. Сви знамо да је то добра ствар. Ствари су увек боље када су оптимизоване.

Али шта значи оптимизација у односу на ток посла? Шта је оптимизован ток посла и како га добијате?

Континуирано побољшање

Изградња тока посла је само први корак. Без одговарајуће пажње, токови посла могу лако да заглаве због неефикасности и сувишних задатака.

Ту долази до сталног побољшања. Периодично проверавајући своје токове посла, можете се уверити да су актуелни и да одговарају вашим потребама. Затим можете одлучити да ли треба да унесете инкременталне или револуционарне промене у своје процесе и како се одвијају ваши токови посла.

Инкременталне промене су у основи оно што звуче: мала подешавања и побољшања која правите када и када наиђете на њих.

Пробојне промене су велике промене које се обично врше групним прегледом и процесом доношења одлука. Иако ћете можда наћи да правите инкременталне промене прилично често, ако приметите да правите углавном револуционарне промене, потребно је да поново процените свој ток посла (а можда чак и процес).

Сик Сигма, ДМАИЦ, леан и каизен су заиста корисни алати за имплементацију континуираних побољшања.

Аутоматизација тока рада

Аутоматизација је разлог постојања тока посла.

Токови посла преузимају све те дивље, интуитивне процесе и уносе ред у њих. Али то не значи да је аутоматизација уграђена у ток посла – или чак да је сваком току посла потребна аутоматизација.

Још увек збуњен?

Аутоматизација тока посла идентификује који делови процеса могу да се ураде без много – или икаквог – људског учешћа.

Неки примери ствари које можете да аутоматизујете су:

• Слање стандардизоване поруке добродошлице
• Пренос података у табелу
• Додавање догађаја у ваш календар
• Обрада уплате

Све су то задаци који се понављају који сами по себи могу да потрају само неколико минута, али ти минути се збрајају.

Осим тога, већа је могућност људске грешке. Размислите о томе: пред вама су сати уноса података. Само седим и стављам бројеве у колоне цео дан, а највише узбуђења је било када се Тони тог јутра појавио са крофнама.

Почињете са добрим намерама, али у ком тренутку прелазите на аутопилот? У ком тренутку сте случајно погодили додатну нулу и на крају наплатили клијенту 5000 долара уместо 500 долара? Или обрнуто? Обојица су лоши.

Зато аутоматизујете.

Једном када идентификујете које задатке треба аутоматизовати, имплементација је прилично једноставна. Са софтвером као што је Запиер, можете да подесите интеграције да повежете окидач у једној апликацији са исходом у другој.

Податке уносите једном. Шаље се на сва места где треба. Имате потпуну тачност на свим каналима и кошта вас само време потребно да кликнете на дугме.

Предности тока посла

Радни токови смањују отпад. Узалуд изгубљено време, изгубљени напори, потрошени ресурси.

Док будете мапирали своје процесе, моћи ћете да идентификујете где имате уска грла и сувишне задатке. Када сазнате где се налазе, можете их елиминисати. Тада се ви и ваш тим можете фокусирати на неопходне задатке.

Токови посла су такође одлични за комуникацију, одговорност и транспарентност. Ток посла би требало да јасно покаже ко је одговоран за шта и када испорука треба да се заврши. Не морате микроуправљати својим тимом. Вашим тимом не треба микроуправљати. Сви су срећнији.

Пошто је сваки аспект процеса документован у току посла, свако у тиму има информације које су му потребне када им затребају. Смањење погрешне комуникације побољшава продуктивност – и чини ваш тим много мање фрустрираним својим задацима и међусобно.

Изазови тока посла

Радним токовима је потребна стална пажња. Не можете га једноставно направити и очекивати да ће заувек радити савршено. Морате га одржавати.

Одржавање тока посла може бити дуготрајно и компликовано – посебно ако нисте практиковали своје принципе сталног побољшања.

Али неспровођење редовног одржавања узрокује озбиљне проблеме:

• Нетачне процене времена/трошкова
• Грешке у погрешној комуникацији
• Прескакање или заборављање важних корака
• Одобрења се примењују без тестирања – или се не примењују када је потребно
• Скупа уска грла

Замислите ток посла као аутомобил. Аутомобили су заиста корисни и ефикасни. Обично можете да урадите више за мање времена возећи него ходајући.

желите да се пријавите

Осим тога, не морате да носите све.

Али аутомобилима је потребан преглед. Неки су мали – нове гуме, замена уља, тестови емисије и тако даље. Понекад морате да уложите мало више – као нови стартер или каиш за вентилатор. Ове ствари саме по себи нису велика ствар.

Међутим, ако сте икада прошли предуго без промене уља, тачно знате колико редовно одржавање може бити важно.

Софтверски алати за радни ток и добављачи

Ако користите Гоогле ток посла (што сте, очигледно, урадили), видећете тачно колико типова софтвера за ток посла постоји. Када тек почињете са радним токовима – што јесте – тешко је одредити који нуди управо оно што вам је потребно за најбољу вредност.

Ево неколико наших омиљених алата за изградњу тока посла:

Аиртабле тако остајемо организовани. Витх Аиртабле можете подесити персонализоване приказе, прилагођене канбан табле и аутоматизовати све, од креирања записа до слања е-поште.

гледам је савршен алат за скицирање вашег радног тока. гледам делује као колаборативна табла на којој цео ваш тим – било да је удаљен или лично – може да ради заједно на изградњи ствари коју треба да изградите.

Слацк је универзални центар за размену порука за скоро сваки тим. И зашто не? Слацк интегрише се са скоро свим апликацијама са којима радите. Можете да скачете у дружења, снимате видео записе и делите датотеке са свима у свом тиму – или само са једним. А ту су и ГИФ-ови. Ко не воли добар ГИФ?

Процесна улица. Знао си да то долази, зар не? Процесс Стреет токови посла су централно језгро свега што радимо. Захтеви за ПТО, укључење, служба за помоћ, креирање ове странице… Све се ради помоћу тока посла. И – било преко Запиер-а или наше аутоматизације прве стране – сви ти токови посла могу бити повезани са Слацк-ом, Аиртабле-ом и остатком нашег софтверског пакета.

Како изгледа ток посла?

Ово је преглед процеса:

Конкретно, ово је нацрт нашег процеса креирања садржаја. Ток посла за овај процес има много, много више корака, низ условних путева и пуно аутоматизације.

Али овде је почело. Осам корака од почетка задатка до објављивања.

Ако сте замолили некога из тима за садржај да опише овај процес, кладим се да не би био тако сажет или тако конкретан. Неки кораци би били разрађени, неки би били прескочени, а сам опис би вероватно био прилично нелинеаран.

Само тако функционише људски мозак. Зато је важно да оцртате свој процес пре него што изградите ток посла.

Сада сваки од тих осам корака постаје део у току посла. Затим разлажемо сваки корак на појединачне задатке.

На пример, у првом кораку, Вритер добија задатак, задаци тока посла изгледају отприлике овако:

1. Тема је изабрана (запис за емитовање генерисан преко Слацк-а)
2. Датум је постављен (додато у календар преко Процесс Стреет тока посла)
3. Постављен датум објављивања (додато у календар преко тока посла)
4. Додељен је уређивач (запис који се може емитовати је ажуриран путем тока посла)
5. Додељен је дизајнерски тим (запис за емитовање генерисан преко Аиртабле-а)
6. Писац добија задатак (обавештење примљено преко Слацк и Процесс Стреет)

Сваки од ових шест задатака је подељен у једну акцију. Ово поједностављује процес и осигурава да ништа не буде изостављено. Без тих аутоматизација, било би врло лако случајно поставити рок, али не и датум објављивања.

Ако би ти датуми били ручно унети за све, сваки члан тима би могао да ради на различитим роковима - што би могло да изазове велика уска грла на линији.

Како да максимално искористите своје токове посла

Запамтите да је радни ток алат. То је користан алат и свестран алат, али не може све.

Када градите свој ток посла, морате имати јасно разумевање процеса на коме радите и исхода који желите да постигнете. Идентификујте који задаци се могу аутоматизовати, а којима је потребан практичнији приступ.

Најважније, наставите да радите на томе. Добар ток посла се стално мења јер ће се ваш процес – и ваше потребе – стално мењати. Ако је нешто у вашем току посла постало сувишно или небитно, отарасите се тога. Ако додате нови корак у процес, обавезно га додајте и у свој ток посла.

Добар ток посла би требало да олакша посао, а не да га закомпликује.