Предузеће може да функционише до свог пуног потенцијала само уз правилно управљање процесима. Али која је стварна дефиниција управљања процесима?
Како су многа предузећа прешла на рад на даљину током пандемије 2020. године, доста управљања процесима је такође постало дигитално. Док су се запослени на крају вратили у своје канцеларије, управљање процесима је пронашло нови дом у облаку.
Са овом изненадном променом и интересовањем за усавршавање управљања процесима, вреди дубоко заронити у то шта је управљање процесима. И као компанија која је, искрено, имала користи од те промене, имамо много тога да кажемо по том питању.
У овом чланку ћемо дефинисати управљање процесима, говорити о његовим предностима и изазовима и дати вам савете како да га имплементирате у своје пословање.
На крају ћемо чак додати и бесплатни шаблон који ће вам помоћи да почнете.
Дефиниција управљања процесима
У реду, шта је тачно управљање процесима?
Управљање процесима – или управљање пословним процесима (БПМ) – је техника коју користе организације за анализу, оптимизацију, праћење и контролу различитих пословних процеса.
како тражити одређене речи
Уз БПМ, компаније су у могућности да:
- Аутоматизујте процесе који се понављају, тако да увек тече глатко
- Анализирајте прошле процесе да видите шта је ишло како треба, а шта није
- Пратите метрику у различитим процесима
- Извршите анализу ризика да бисте ублажили будуће ризике
- Измерите ефикасност користећи претходне податке
Зашто се мучити са управљањем процесима?
БПМ је нешто што свакој организацији треба јер вам помаже да боље разумете своје пословање.
Коришћењем БПМ-а можете анализирати све своје пословне процесе како бисте пронашли неефикасности и дошли до решења за њихово исправљање и оптимизацију. То чини свакодневне операције много лакшим и побољшава управљање ресурсима.
Али то су само мале предности.
Остале користи од овога су огромне. Не само да штеди време и новац вашој организацији, већ такође омогућава вашем предузећу да много брже одговори на захтеве купаца и тржишта.
Предности јасног дефинисања управљања процесима
Разумевање дефиниције БПМ-а значи да га можете боље разликовати од управљања програмом и пројектима. Познавање разлике између три типа процеса значи да ћете моћи да их све ефикасно користите.
цртежи речи
Са БПМ-ом, важно је запамтити да је то за понављајуће процесе у вашој организацији. То су генерално текући процеси у оквиру предузећа и немају конкретан циљ, као што је укључивање запослених. То је његов највећи фактор диференцијације.
Управљање пројектом је испорука одређеног производа или услуге. Постоји јасан почетак и крај тога. Пројекти су генерално једнократне ствари које се не понављају, а тим може радити само на једном.
Управљање програмом је негде између ова два. Бави се управљањем међузависностима између различитих пројеката. Као и БПМ, управљање програмом је углавном у току, али за разлику од БПМ-а, оно се не бави процесима који се односе на пословање у целини.
Предности коришћења управљања процесима
Управљање процесима је критичан аспект сваке пословне операције, са циљем да се побољша ефикасност, смање трошкови и побољшају укупни учинак. Ево неколико кључних предности коришћења управљања процесима:
Повећана ефикасност
Имплементација управљања процесима омогућава организацијама да поједноставе своје операције, елиминишући сувишне задатке и побољшавајући продуктивност. Са јасно дефинисаним процесима, запослени могу да раде ефикасније, што доводи до уштеде времена и трошкова.
Континуирано побољшање
Коришћењем управљања процесима, предузећа могу континуирано да прате и процењују своје процесе како би идентификовала области побољшања. Ово им омогућава да изврше неопходна прилагођавања, оптимизују токове посла и стално побољшавају перформансе.
Побољшана услуга за кориснике
Уз побољшану ефикасност и поједностављене процесе, организације могу да пруже бољу услугу корисницима. Процеси као што су испуњење поруџбина, решавање жалби и укључивање корисника могу бити стандардизовани и доследно извршени, што резултира побољшаним временом одговора и задовољством купаца.
Уштеде
Управљање процесима помаже у идентификацији уских грла, вишкова и неефикасности, омогућавајући предузећима да оптимизују расподелу ресурса и смање трошкове. Елиминацијом непотребних корака и аутоматизацијом ручних процеса, организације могу постићи значајне уштеде.
Побољшано доношење одлука
Управљање процесима пружа предузећима податке у реалном времену и увид у њихово пословање. Ово им омогућава да доносе информисане одлуке засноване на тачним информацијама, што доводи до бољих пословних резултата и постизања стратешких циљева.
Врсте управљања процесима
Управљање процесима може много да вам помогне да постигнете своје пословне циљеве, али морате бити упознати са различитим типовима да бисте знали који је најбољи за вас.
Управљање пословним процесима
Овај тип управљања процесима се фокусира на побољшање пословних процеса и токова посла у различитим одељењима или функцијама унутар организације. Има за циљ да оптимизује процесе, побољша ефикасност и усклади их са стратешким циљевима. Софтвер за управљање пословним процесима је одличан начин да вам помогне да поставите систем управљања процесима.
Пројектни менаџмент
Управљање пројектом укључује планирање, извођење и праћење одређеног пројекта како би се постигли специфични циљеви у дефинисаном временском оквиру. Обезбеђује да се пројекти испоруче на време, у оквиру буџета и да испуњавају жељене стандарде квалитета.
Управљање токовима рада
Управљање токовима посла се фокусира на координацију и оптимизацију задатака, активности и одобрења у оквиру дефинисаног процеса. Осигурава да се посао усмерава ефикасно, да се поштују рокови и да су сви неопходни кораци завршени.
Управљање програмом
Управљање програмом укључује управљање вишеструким повезаним пројектима као координисаним напорима за постизање организационих циљева. То укључује надгледање планирања, извршења и праћење вишеструких пројеката и осигуравање њихове усклађености са стратешким циљевима.
Роботска аутоматизација процеса (РПА)
РПА укључује употребу софтверских робота или ботова за аутоматизацију задатака који се понављају и засновани на правилима. Циљ му је да побољша ефикасност, тачност и брзину смањењем ручне интервенције и минимизирањем грешака.
Како образовати свој тим о дефиницији управљања процесима
Чланови тима су подложнији променама него што им многи менаџери приписују заслуге. Међутим, превише често, БПМ се сусреће са одређеним ставом и заборављањем. Има врло мало промена.
Када је у питању едукација вашег тима о дефиницији управљања процесима, ваш приступ је важнији од начина на који дефинишете дефиницију. Запитајте се ово:
- Зашто желим да мој тим зна дефиницију управљања процесима?
- Како ће тим имати користи од познавања дефиниције?
- Која су моја очекивања од тима након што разговарамо о БПМ-у?
- Да ли желим идеје свог тима или само желим да знају шта је БПМ уопште?
Ако само желите да ваш тим зна шта је БПМ, онда ваш приступ вероватно није прави.
Чланови вашег тима су ти који свакодневно раде са успостављеним процесима и вероватно већ знају шта би могло да се побољша. Када уведете управљање процесима свом тиму, то би требало да буде начин да отворите ту линију комуникације са својим тимом.
Требало би да им буде пријатно да вам дођу са својим идејама за побољшање процеса од ове тачке надаље. Њихове идеје увек треба слушати.
Дефинисани модели управљања пословним процесима
Моделирање управљања пословним процесима је чин представљања процеса организације тако да се они могу анализирати, побољшати и потенцијално аутоматизовати.
Цела идеја БПМ модела је да имају физичку репрезентацију процеса постављену на начин који има смисла за свакога ко га посматра, било да се ради о инжењерима или заинтересованим странама. Замислите то као мапу ума.
Примери модела управљања процесима
На вама је како ћете моделирати своје пословне процесе, али постоји неколико добро успостављених модела који ће вам помоћи да почнете.
писање предлога
Дијаграми тока
Вероватно најпознатији модели, дијаграми тока су једноставни и лаки за израду. Само коришћењем разних облика повезаних стрелицама, лако можете показати како се одређени делови процеса преливају у други.
Они углавном најбоље функционишу за једноставне процесе или за поједностављивање компликованијих.
Нотација за моделирање пословних процеса
Појам моделирања пословних процеса (БПМН) мапира пословне процесе користећи графичку нотацију. Креиран од стране Објецт Манагемент Гроуп (ОМГ), циљ БПМН-а је да чак и најсложеније пословне процесе учини разумљивим свима у тиму, од програмера софтвера до пословних аналитичара.
Можете заправо научити како да креирате БПМН бесплатно ОМГ-ова веб страница ако је ово модел са којим желите да идете.
Гантови графикони
Гантове карте креирао је амерички машински инжењер Хенри Гант и постоје више од 100 година. Ови графикони се најбоље користе за процесе који су временски осетљиви јер користе траке за праћење рокова одређених задатака или пројеката.
Гантови дијаграми су секвенцијални и веома лаки за разумевање. Постоји добар разлог што се и данас често користе.
Дијаграми тока података
Дијаграми тока података (ДФД) вам омогућавају да визуелизујете токове података. ДФД-ови функционишу као дијаграми тока, али генерално имају много већи кључ који помаже да различити облици и боје буду јасни и организовани.
Ово помаже да видите како подаци теку унутар процеса и између процеса. Они су генерално бољи за ваш тим, а не за заинтересоване стране, јер могу бити мало замршени у зависности од тога колико података је представљено.
како пронаћи именик игара мац
Имплементација система управљања процесима
Имплементација система управљања процесима, чак и за појединачне процесе, не мора да буде компликована. Само следите ове кораке:
Јасно дефинишите циљеве и циљеве
Ово ће обезбедити основу за идентификацију критичних процеса којима је потребно управљати и којима је потребно побољшати. Обезбеђивањем усклађености између система управљања процесима и укупне пословне стратегије, организације могу да дају приоритет својим напорима и донесу боље одлуке у вези са оптимизацијом процеса.
Нацртајте постојеће процесе
Ово укључује документовање корака, улаза, излаза и заинтересованих страна укључених у сваки процес. Вежба мапирања процеса пружа визуелни приказ редоследа активности и помаже у идентификацији потенцијалних уских грла, неефикасности и сувишности у процесима.
Идентификујте могућности побољшања
Ово се ради проценом ефикасности, ефективности и перформанси сваког процеса. Кључни индикатори учинка (КПИ) могу се дефинисати за мерење успеха процеса и праћење напретка ка циљевима побољшања.
Оптимизујте процесе
Побољшање процеса се може постићи кроз различите приступе, као што су:
- Уклањање непотребних корака
- Аутоматизација ручних задатака
- Редефинисање улога и одговорности
- Примена најбољих пракси из индустријских стандарда
Континуираним праћењем и анализом процеса, организације могу да идентификују области оптимизације и спроведу промене за повећање ефикасности.
Изазови са имплементацијом новог система управљања процесима
Имплементација новог система управљања процесима може имати доста изазова. Ево неких уобичајених препрека са којима се организације могу сусрести током овог процеса:
Отпорност на промене
Имплементација новог система управљања процесима често захтева промену начина размишљања и промене успостављених токова посла. Отпор променама може доћи од запослених који су навикли на постојеће процесе и можда оклевају да усвоје нове начине рада.
Недостатак буи-ина
Успешна имплементација система управљања процесима ослања се на подршку и подршку кључних заинтересованих страна. Ако доносиоци одлука и лидери не разумеју у потпуности предности или не виде вредност система, може бити изазовно добити неопходну подршку и ресурсе.
површински рт пуњач
Ограничени ресурси
Имплементација новог система захтева улагање у технологију, обуку и ресурсе. Ограничени буџети или ограничења ресурса могу представљати изазове у смислу набавке неопходних алата и распоређивања правих људи који ће водити процес имплементације.
Управљање подацима
Имплементација система управљања процесима често укључује прикупљање и анализу великих количина података. Ефикасно управљање и организовање ових података може бити изазов, посебно ако организације немају ефикасне процесе управљања подацима.
Интеграција са постојећим системима
Организације можда већ имају успостављене системе и алате, а интеграција новог система управљања процесима са овим постојећим системима може бити сложен задатак. Осигуравање неприметне интеграције и несметаног протока података између различитих система може представљати изазове.
Шаблони за управљање процесима
Погледајте наш блог пост о основним процесима за ХР тимове. Понекад је боље прво имплементирати БПМ у тимове за људске ресурсе, а овај пост садржи 60 бесплатних шаблона које ваш тим може испробати.
Ако вам је тешко да одлучите шта да прво испробате, препоручујем ово:
Прикажи ток посла Нови предложак процеса укључивања у запошљавање Кликните овде да додате овај ток посла свом бесплатни налог Процесс Стреет .Како да оптимизујете свој систем управљања процесима
Оптимизација вашег система управљања процесима се односи на успостављање система сталног побољшања.
Непрекидно усавршавање значи да се никада не смирите. Не постоји ово одлично функционише, оставимо то како јесте, већ став: Ово функционише одлично, али постоји ли начин да се то учини још бољим?
Имамо цео блог пост пун савета о томе како да га користите континуирано побољшање ради оптимизације процеса ако желите да научите више.
