Оливер Петерсон, 6. јул 2022. Пословне операције Континуирано побољшање без прикупљања података је као вожња по земљи без знакова или мапе.
Прикупљање података је од виталног значаја за побољшање јер без њега нема правог доказа да постоји проблем за почетак.
Зашто правите побољшања? Да ли је то заиста проблем, или сте само изобличени због фрустрације у овом тренутку?
Да, ваша фрустрација вам може дати назнаке о томе шта је основни проблем, али ослањање само на своја осећања неће вам дати тачне резултате на дуге стазе.
Ту прикупљање података може помоћи. Наша функција Аналитике се може користити за цртање објективне, непристрасне слике тренутног стања било ког процеса и за истицање потенцијалних области које би се могле побољшати.
Дакле, хајде да почнемо тако што ћемо проћи кроз наших 5 корака континуираног побољшања за оптимизацију процеса:
- Корак 1: Идентификујте процес који треба побољшати
- Корак 2: Процените ефикасност и одредите побољшања
- Корак 3: Имплементирајте побољшања процеса
- Корак 4: Тестирајте и пратите ажурирани процес
- Корак 5: Оптимизујте процес аутоматизацијом
Корак 1: Идентификујте процес који треба побољшати
Ниједан процес није савршен, али постоје неки који вам могу стално правити проблеме. Од тога треба да почнете.
Забележите процес који најчешће губи време и ресурсе вас и вашег тима.
Затим ћете морати у потпуности да разумете тај процес тако што ћете одговорити на следећа питања:
- Шта је циљ процеса?
- Када почиње и када се завршава?
- Које су појединачне активности у оквиру процеса?
- Која одељења/запослени су укључени?
- Које информације се преносе између корака?
Одговори на ова питања би требало да помогну да се истакну сви елементи који чине процес и разјасне како најбоље приступити његовој оптимизацији, почевши од конкретних циљева које овај процес покушава да постигне.
Зашто би требало да документујете своје процесе
Пре него што кренемо даље, важно је да се запитате: Колико је добра моја документација процеса?
Можда знате који процеси треба да се ажурирају, али ако немате јасну документацију процеса, континуирано побољшање је у суштини немогуће.
пречица апликације Гоогле Финанце
Континуирано побољшање функционише само ако можете да погледате како је нешто раније функционисало и упоредите то са променама које сте направили. Јасно написана, доступна документација процеса је најбољи начин да се омогући континуирано побољшање.
Корак 2: Процените ефикасност и одредите побољшања
Сада када сте изложили свој процес, време је да процените његову ефикасност и одредите која побољшања би била најоптималнија.
Почните тако што ћете забележити предности и слабости процеса. Ово ће вам помоћи да разумете шта функционише, а шта не, и где се могу побољшати.
Можда ћете открити да неки од задатака уопште нису ни потребни за постизање коначног циља. Ако наиђете на ово, размислите о обједињавању неких од ових задатака, или чак да их се потпуно решите. Увек је боље имати процес који је концизан и тачан, а не процес који може бити превише компликован или збуњен у ономе што покушава да постигне.
Корак 3: Имплементирајте побољшања процеса
Ако имате свој процес добро документован, или још боље, користите софтвер за управљање процесима, овај задатак би требало да буде једноставан као ходање кроз процес корак по корак и уношење промена док идете.
Најбоља пракса за континуирано побољшање је понављање нових верзија процеса кад год уносите промене. Ово помаже у спречавању кварова и олакшава праћење и упоређивање података између различитих верзија процеса, тако да можете тачно да утврдите да ли су промене заиста побољшања или не.
Још један савет је да водите једноставан дневник свих промена које направите током сваке итерације, тако да је лакше делити знање и осигурати да сви разумеју које су промене направљене, ко и када.
Корак 4: Тестирајте и пратите ажурирани процес
Тестирање је важно, пре свега да бисте били сигурни да нисте ништа покварили. Прођите кроз процес, идеално у условима што ближим стварним, и уверите се да све функционише како се очекује.
Размотрите коначни циљ процеса – да ли се то још увијек постиже?
Када утврдите да су побољшања процеса функционална, можете почети да прикупљате податке да бисте проценили успех било које промене.
Коришћење аналитике улице процеса
Могућност да видите перформансе ваших процеса, вашег тима или клијената је кључна за разумевање да ли су промене које сте направили заиста ефикасније.
Информације попут напретка задатка и активног/завршеног тока посла могу вам помоћи да лоцирате уска грла и стекнете увид у то како ваш тим реагује на промене.
Кликните овде да бисте сазнали више о функцији Аналитике Процесс Стреет-а.
Корак 5: Оптимизујте процес аутоматизацијом
У овом тренутку, у основи сте готови. Идентификовали сте и применили побољшања и требало би да будете у могућности да пратите те промене током времена да бисте проценили успех.
Али ако желите да предузмете додатне кораке и извучете максимум из софтвера за управљање токовима посла, време је да размислите који задаци (ако их има) могу бити аутоматизовани.
Прво – само да бисте то склонили са пута – ако користите папир, скоро сигурно ћете видети повећање ефикасности ако пређете на дигитално управљање процесима.
како направити кружни графикон у ворду
За вас остале, ако преносите податке између апликација (на пример, ручно додајете Дропбок датотеке на Гоогле диск), требало би да видите да ли можете да елиминишете ручне задатке помоћу једне од наших матичних аутоматизација.
Такође је вредно погледати Запиер, Повер Аутомате и Маке.цом пошто је тамо доступна тона аутоматизације.
Шта мислите о наших 5 корака континуираног побољшања? Имате ли неке савете које смо можда изоставили? Обавестите нас у коментарима испод!
