Шта је процес? Водич који није досадан за обичне људе

Процеси су много интересантнији него што мислите. То није нека шала - они су занимљиви, кунем се. Али шта је процес?

Иако су дефинисано као скуп међусобно повезаних радних задатака покренутих као одговор на догађај којим се постиже конкретан резултат , постоји мало позадинске приче која нам помаже да прођемо кроз корпоративне лекове за смирење и разумемо шта је процес и зашто су процеси важни.

Прво, неколико примера процеса:

• Чишћење продавнице
• Проналажење адресе е-поште
• Примена софтвера
• Профилисање клијената
• Укључивање новог запосленог
• Планирање венчања

Али зашто су ти процеси? Зашто то нису само послови које треба обавити? Поента је да када формализујете процес, размишљате о току посла имајући на уму продуктивност и то олакшава његово извршавање и оптимизацију.

како претворити гоогле документе у ворд

Први пословни процес

Најранија позната дефиниција пословног процеса потиче од шкотског економисте Адам Смитх . Разбијајући своју идеју на најједноставније елементе, он је 1776. године описано пословни процес у фабрици теоријске игле, који укључује 18 одвојених људи да направе једну иглу:

Један човек извлачи жицу, други је исправља, трећи је сече, четврти показује, пети је меље на врху да би примио главу: да би се глава направила, потребне су две или три различите операције: ставити је је посебан посао, избељивање иглица је други… а важан посао прављења игле је, на овај начин, подељен на око осамнаест различитих операција, које се у неким фабрикама све обављају различитим рукама, мада ће у другим исти човек некада извести два или три од њих.

Зашто би нас било брига колико људи треба да направи игле или колико корака је у процесу? Па, Смитх је то пронашао стварањем процеса и додељивањем корака појединим стручњацима, продуктивност је повећана 24.000% .

Рад фабрике иглица из 18. века и слика која је инспирисала Адама Смита да напише прву дефиницију пословног процеса.

Коришћење процеса за рад 5 пута брже

Процес је неопходан за поделу рада јер задатак више није само у глави једне особе.

Инжењер за пин-ове би могао бити добра особа да напише процес, али не би требало да га покреће сам од почетка до краја — посао је 240 пута ефикаснији када је подељен међу стручњацима за пинове: особа која сече жице за пинове цео дан је мање погрешив од мајстора за соло игле. Хајде да престанемо да причамо о пиновима.

У једно зимско јутро 1907. Хенри Форд одвео Чарлса Е. Соренсена да Пикуетте Авенуе Плант , празна зграда у Детроиту која ће касније постати родно место првог америчког масовно произведеног приступачног аутомобила. Започећемо потпуно нови посао, рекао је шефу производње.

Фабрика Пикуетте Авенуе у Детроиту, Мичиген. Место најутицајније имплементације пословних процеса на свету.

Форд је објаснио своју идеју за нови процес. Уместо да један занатлија сам креира производ, сви су научени да раде један од 84 једноставна, понављајућа посла. Са овим новим приступом процесима, Форд је скратио време производње Модел Т смањен са 12,5 сати на 2,5 сата.

Не само да је то био тријумф за Фордов банковни рачун, то је био и један од најреволуционарнијих тренутака који се икада догодио, не само у историји аутомобила или производње, већ и у читавој историји пословања.

Три врсте процеса које су потребне сваком предузећу

Ви знате да процеси су скуп логичких инструкција које треба извршити од почетка до краја , али да ли сте знали да постоје три врсте процеса? Су:

• Процеси управљања
• Оперативни процеси
• Пратећи процеси

Процеси управљања

Процеси управљања нису толико ласерски фокусирани на преузимање задатка од почетка до краја колико су фокусирани на планирање и пројектовање будућности пословања компаније.

Пример процеса управљања може бити да извршни директор планира како најбоље да организује време и енергију маркетиншког тима за ПР кампању. Део процеса би био додела ресурса, дефинисање временских оквира и провера да ли су системи постављени и оптимизовани.

Оперативни процеси

Оперативни процеси се тичу вашег основног пословног процеса. Ако сте компанија за производњу мајица, један од ваших кључних оперативних процеса је примање наруџби путем телефона. Други би био скидање произведених мајица за испоруку.

отвори мс ворд

Шта год да ваше пословање ради у својој сржи, требало би да постоје водонепропусни процеси који ће учинити ваше пословање скалабилним и ефикасним.

Подржавајући процеси

Изненађење изненађења — процеси подршке подржавају процесе управљања и операције. Компанија се ослања на ове процесе да подржи планирање и ради делови пословања. То су процеси као што су техничка подршка, пријем запослених или запошљавање приправника.

Иако ово није оно што компанија ради да би зарадила новац, они олакшавају главни ток прихода и чине га тако да процеси управљања имају чиме да управљају и да оперативни процеси буду што је могуће више без трења.

Анатомија процеса

Када је процес документован на папиру (или, надамо се, дигитално), то се ради у облику стандардног документа оперативне процедуре. Иако то нису ствари које бисте требали читати на 18-сатном лету, они чине процесе много лакшим за разумевање, дистрибуцију, подучавање и оптимизацију.

СОП може да садржи:

• Заглавље са насловом, датумом, аутором и ИД-ом
• Листа упутстава корак по корак
• Тим или појединац који је одговоран за извршавање сваког задатка
• Ресурси (опрема, новац, време, тимови за подршку) који ће кориснику бити потребни
• Референце на друге СОП

По правилу, предузећа и државни органи креирају сложену СОП документацију. Кликните овде за пример уводног документа у скуп СОП-а које је креирао Генерал Елецтриц за запослене који раде са УНИЦОРН контролисаним системима. Приметићете да постоји табела кодних бројева и СОП ознака, као и објашњења терминологије.

Узмите извод из стварног СОП-а за куповину возила овде . Опет, веома је темељан и користи исти стил који многа предузећа користе да би се уверили да је СОП водонепропусни.

… Али понекад, СОП неће бити овако компликован.

Мање компаније пишу ефикасне процесе који само обављају посао, а мање је потребе за аутором и СОП ИД-ом, када су написане помоћу СОП софтвера који ће то креирати ручно. Исто важи и за одељак са референцама, који се сада ради са хиперлинковима. Испод је једноставан СОП који је креирала Процесс Стреет:

Процеси решавају проблеме

У Манифесту контролне листе — књизи о којој не можемо да престанемо да причамо О томе — Атул Гаванде говори о томе како је применио безбедносни процес у болници Џонс Хопкинс.

Деловало је једноставно и није било тако кул као друге идеје које су имали, попут роботске хирургије. Али у стварности то је био најефикаснији алат који је могао да се примени, а био је само лист папира.

Испитано након примене контролне листе, 78% медицинског особља у болници је рекло да је приметило да контролна листа спречава грешку. И, крајњи доказ: 93% хирурга би желело да се контролна листа користи на њима да су у операционој сали на операцији.

Ово је процес:

Овај следећи пример је опипљивији, погубнији.

Ујутро најтоплијег дана у години — 17. јула 1865 — два воза препуна углавном деце сударила су се у Вајтмарш Тауншипу у Пенсилванији, убивши око 60, а повредивши преко 100.

Слика Великог олупине воза из 1856. непознатог уметника

Узрок? Википедија га има наведен као „људску грешку“.

Возови су вукли много више вагона него што су могли да поднесу, што значи да су машиновође морали повремено да се заустављају да би повратили притисак мотора који им је био потребан за наставак. Са овим неправилним понашањем, воз није ишао по распореду и није то саопштио околним станицама.

Возач је мислио да може да надокнади изгубљено време и да остане у складу са распоредом, па је упалио мотор, кренувши алтернативном стазом и мислећи да ће бити подаље од Араминго , још један воз који полази из Висахикона отприлике у исто време.

На слепој кривини, котлови два воза су ударили и изазвали експлозију која се чула на удаљености до 8 миља. Три вагона најближа котловима разнесена су у крхотине, а остали су се запалили и излетели из шина.

како да спречим Мицрософт тимове да се покажу

Као одговор на ову катастрофу, Железница Северне Пенсилваније прилагодили своје процесе. Одлучили су да два воза који саобраћају у два правца неће делити исти колосек, а телеграмска комуникација са оближњим станицама је постала обавезна.

Коришћење процеса у вашем пословању

Данас, предузећа (обично) не чекају да дође до катастрофалног неуспеха пре него што размисле о процесима. Ако формално не користите процесе, никада није прерано.

Набавите себи бесплатан Процесс Стреет налог и почните да креирате процесе, системизујте своје пословање и поделите задатке. Као што смо видели, процеси могу повећати продуктивност за 24.000%.

Добити Комплетан водич за управљање пословним процесима

Да ли ваш тим пропушта рокове због неизвесних обавеза?

Да ли новим запосленима треба предуго да се укрцају и обуче?

Компаније које имплементирају процесе имају 280% већу стопу успешности на својим пројектима (95%) наспрам оних који то немају (25%).

Почните да смањујете трошкове за мање од недељу дана тако што ћете системизовати рад свог тима, разбијати уска грла и елиминисати изгубљено време и труд.

Шта је у књизи?

• Шта је процес? Водич који није досадан за обичне људе
• Како процеси штите ваше пословање од рушења и паљења
• Зашто нормализација девијантности штети вашој компанији
• Шта је управљање пословним процесима? Заиста једноставан увод
• Анализа пословног процеса (без зевања које ломи чељуст)
• Зашто бисте се требали трудити са моделирањем пословних процеса
• Како прећи на БПМ софтвер када само користите папир
• Реинжењеринг пословних процеса: шта учинити ако ваше пословање пропада
• Да ли је оутсоурцинг пословних процеса релевантан за ваше мало предузеће?