Како креирати ток посла у Екцелу

Мицрософт Екцел токови посла су стварна ствар која постоји. Да ли сте знали да? нисам. Мислио сам да је Екцел само за прављење графикона и графикона, али то је истина!

Можете заправо да правите токове рада користећи Екцел. И не мора да буде посебно компликовано. Мислио сам да ће то бити страшно тешко, али основни ток посла се може направити пратећи 15 једноставних корака.

У овом чланку ћу разложити кораке изградње Екцел тока посла заједно са за шта их можете користити.

Такође ћемо разговарати о томе да ли су Екцел токови рада заиста модерни у модерном свету тока посла и погледати неке сјајне алтернативе.

Идемо!

Шта је ток посла?

За почетак, вратимо се основама и разложимо шта је заправо ток посла.

Ток посла је низ међусобно повезаних корака или задатака неопходних за завршетак одређеног процеса или постизање одређеног циља. Представља ток активности, информација и ресурса унутар организације или радног окружења појединца.

Токови посла су дизајнирани да поједноставе и аутоматизују понављајуће или сложене задатке, обезбеђујући да посао напредује ефикасно и доследно. Они пружају структурирани оквир који дефинише редослед, зависности и интеракције између различитих активности укључених у процес.

Токови рада могу бити ручни или аутоматизовани, у зависности од сложености и доступности алата или софтвера који подржавају процес. Алати за аутоматизацију, укључујући софтверске апликације или системе за управљање токовима посла, могу помоћи у аутоматизацији и поједностављењу задатака, смањујући ручни напор и људске грешке.

Како направити ток посла у Екцелу

Креирање токова посла помоћу програма Екцел није тако једноставно као коришћење софтвера за ток посла јер није дизајниран да буде алатка за ток посла, већ алатка за унакрсне табеле. Међутим, још увек постоје начини можете направити па чак и аутоматизовати токове рада користећи Екцел, па хајде да погледамо процес корак по корак.

како поделити странице у ворд-у

Корак 1: Идентификујте ток посла

Одредите конкретан процес или задатак који желите поједноставите користећи Екцел . То може бити било шта, од уноса података и анализе до управљања пројектима или праћења залиха.

Корак 2: Дефинишите улазе и излазе

Идентификујте улазе (податке, обрасце или друге ресурсе) потребне за покретање тока посла и жељене резултате (извештаји, прорачуни или обавештења) које очекујете од процеса.

Корак 3: Планирајте кораке

Поделите ток посла на појединачне кораке или фазе. Размотрите редослед и зависности сваког корака. За сложене токове посла, можда ћете морати да користите дијаграме тока или дијаграме да бисте визуелизовали процес.

Корак 4: Креирајте радне листове

Отворите нову Екцел радну свеску и креирајте радне листове за сваки корак у току посла. Именујте сваки радни лист описно како бисте представили његову сврху.

Корак 5: Дизајнирајте обрасце за унос података

Ако ваш ток посла укључује корак 6: Унесите податке

Почните да уносите податке у одговарајуће радне листове или обрасце. У зависности од вашег тока посла, можда ћете морати да унесете податке ручно или да их увезете из спољних извора.

Корак 7: Користите формуле и функције

Искористите формуле и функције Екцел-а да аутоматизујете прорачуне, манипулацију подацима и анализу података. Користите функције као што су

• СУМ
• ПРОСЕК
• АКО
• ВЛООКУП

да изврши прорачуне и генерише жељене резултате.

Корак 8: Примените форматирање и условно форматирање

Форматирајте своје податке на одговарајући начин да бисте побољшали читљивост. Користите условно форматирање да бисте истакли специфичне услове или обрасце у вашим подацима.

Корак 9: Креирајте визуализације

Екцел нуди разне врсте графикона за визуелно представљање ваших података. Генеришите графиконе или графиконе да бисте сумирали и представили кључне информације на приступачнији начин.

Запамтите, радни токови у Екцел-у могу да варирају од једноставних до сложених. Почните са једноставним процесом и постепено додајте сложеност како се боље упознате са функцијама и могућностима Екцел-а. Чак их има шаблоне које можете погледати !

Случајеви коришћења Екцел тока посла

Екцел је свестран алат који се може применити на различите случајеве употребе тока посла у различитим индустријама и функцијама. Ево пет уобичајених случајева употребе у којима Екцел токови посла могу значајно побољшати ефикасност и поједноставити процесе:

Унос и анализа података

Екцел се широко користи за унос података и задатке анализе креирањем структурираних образаца за унос података, применом валидације података и коришћењем формула и функција. Можете да аутоматизујете прорачуне, вршите анализу података и генеришете извештаје.

Пројектни менаџмент

Екцел је драгоцена алатка за управљање пројектима, која вам омогућава да планирате, пратите напредак и управљате подацима у вези са пројектом. Можете креирати Гантове графиконе, листе задатака и временске оквире да бисте визуелизовали распореде пројекта.

Има условно форматирање које се може користити за истицање прекретница, рокова и критичних путања. Интеграцијом пројектних података са формулама и функцијама, можете аутоматизовати прорачуне, пратити доделу ресурса и пратити трошкове пројекта.

Буџетирање и финансијско планирање

Екцел се обично користи за буџетирање и токове финансијског планирања. Можете креирати свеобухватне шаблоне буџета, пратити трошкове, предвиђати приходе и израчунавати финансијске показатеље.

Његове уграђене функције, као што су СУМ, АВЕРАГЕ и ИФ, омогућавају вам да извршите прорачуне и анализирате финансијске податке. Повезивањем радних листова и коришћењем Екцел-ове валидације података можете обезбедити тачно и доследно финансијско планирање.

Управљање залихама

За токове рада управљања залихама, можете пратити и управљати нивоима залиха, кретањем залиха и тачкама поновног наручивања. Функција условног форматирања може да истакне низак ниво залиха или предстојеће датуме поновне поруџбине. Користећи формуле и функције, можете аутоматизовати прорачуне залиха, као што су количина за поновну наруџбу и укупна процена залиха.

Људски ресурси

Екцел је драгоцен за токове рада људских ресурса (ХР), укључујући управљање подацима о запосленима, праћење присуства, укључивање запослених и евалуацију учинка. Може се користити за креирање базе података запослених, снимање личних података, праћење одсуства и израчунавање платног списка.

Користећи формуле и функције, можете аутоматизовати прорачуне посећености, генерисати извештаје и вршити ХР аналитику. Условно форматирање се може користити за идентификацију заосталих евалуација или захтева за обуком.

Функције тока рада Екцел-а

Ево рашчлањавања неких од Екцел-ових функција које смо већ видели у случајевима употребе, заједно са неким другим заиста корисним:

Унос података и валидација

Екцел пружа кориснички интерфејс за унос података. Можете дизајнирати прилагођене обрасце за унос података користећи Екцел функције као што су Валидација података, падајуће листе и ограничења уноса. Ово осигурава да подаци унети у радну свеску прате одређена правила или да су у складу са унапред дефинисаним критеријумима.

Прорачуни и формуле

Можете да користите формуле за обављање основних аритметичких операција, збир података, обављање условних израчунавања и још много тога. Ове калкулације се могу уградити у ваш радни ток да бисте генерисали резултате и поједноставили процесе.

Могуће форматирање

Условно форматирање вам омогућава да истакнете специфичне услове или обрасце у вашим подацима. Постављањем правила можете аутоматски форматирати ћелије на основу критеријума које дефинишете.

Ово може бити корисно за визуелно идентификовање важних података, грешака или трендова, што олакшава анализу и тумачење информација.

Анализа података

Постоје различити алати за анализу података, као што су заокретне табеле, Повер Куери и Повер Пивот, који вам омогућавају да ефикасно анализирате и трансформишете велике скупове података. Ови алати вам могу помоћи да филтрирате, сортирате, групишете и сумирате податке да бисте извукли смислене увиде.

Условна логика и аутоматизација

Условне логичке функције и функције, као што су ИФ изјаве, угнежђене функције и макрои, омогућавају вам да аутоматизујете процесе и креирате радне токове доношења одлука.

Подешавањем условне логике, можете наложити Екцел-у да изврши различите радње на основу специфичних услова. Макрои, креирани помоћу ВБА, омогућавају вам да аутоматизујете задатке који се понављају и извршите низ радњи једним кликом.

Зашто Екцел није најбоље место за креирање токова посла

Иако Екцел може бити користан алат за одређене токове посла, постоје ограничења која га могу учинити мање погодним за сложене или скалабилне токове посла. Ево неколико разлога зашто Екцел можда није најбољи избор за токове посла у одређеним сценаријима:

Ограничена скалабилност

Скалабилност Екцел-а је ограничена величином и сложеношћу података и бројем корисника који приступају радној свесци.

Велики скупови података или токови посла који укључују обимне прорачуне могу изазвати проблеме са перформансама и успорити апликацију. Како ток посла постаје сложенији и број корисника се повећава, Екцел може постати мање ефикасан и склонији грешкама.

Недостатак сарадње у реалном времену

Иако Екцел нуди функције за сарадњу, као што су дељене радне свеске и праћење промена, није дизајниран за сарадњу у реалном времену. Више корисника не може истовремено да ради на истој Екцел радној свесци, а исправке које је направио један корисник можда неће бити одмах видљиве другима.

Ограничена аутоматизација тока посла

Екцел пружа основне могућности аутоматизације кроз формуле, функције и макрое. Међутим, креирање сложених и софистицираних аутоматизованих токова посла може захтевати напредније алате или програмске језике.

Могућности аутоматизације Екцел-а можда неће бити довољне за токове посла који укључују сложену условну логику, интеграцију са спољним системима или сложену манипулацију подацима.

Интегритет података и безбедносни ризици

Екцел датотеке могу бити склоне проблемима са интегритетом података, посебно када више корисника истовремено ради на истој радној свесци.

Истовремено уређивање, нетачне референце формуле или случајно брисање података могу довести до недоследности података и грешака. Поред тога, датотекама можда недостају робусне безбедносне функције, што их чини рањивим на неовлашћени приступ или кршење података.

ревардс.мицрософт.цом.

Алтернативе Екцел токовима посла

Ако вам Екцел токови рада добро функционишу, одлично! Нисам овде да кишим на твојој паради. Радите све што је најбоље за вас и ваш тим. Иди право!

Међутим, ако сте испробали Екцел токове посла и они вам не одговарају, размислите о овој алтернативи: софтверу за управљање токовима посла.

Мало сам се дотакао тога у првом одељку када смо дефинисали токове посла, али вреди погледати мало пажљивије. Екцел није дизајниран за управљање токовима посла. Иако има могућност да то уради, његово подешавање и одржавање може бити веома компликовано веома брзо.

Софтвер за управљање токовима рада је дизајниран да учини токове рада аутоматизације зграда брзим и лаким. Они су много лакши за корисника, долазе са многим истим функцијама као Екцел, али са мање ручног подешавања и омогућавају сарадњу у реалном времену.
Процесс Стреет је одличан алат за радни ток који можете да користите уместо Екцел-а, а ако желите да га видите на делу и искусите колико је другачији, резервишите бесплатну демонстрацију! Члан тима ће вам радо показати како то функционише и како може побољшати ваше токове посла.